La planification des ressources humaines est au cœur de la stratégie de toute organisation performante. Elle ne se limite pas à gérer les effectifs actuels, mais anticipe les besoins futurs pour garantir un fonctionnement optimal. Dans cet article, nous explorerons pourquoi et comment cette démarche peut transformer la gestion des ressources humaines en un avantage stratégique.
Planifier des ressources humaines, c'est permettre aux intervenants dans le domaine de :
- Faire des choix éclairés.
- S’adapter aux changements environnementaux.
- Contribuer à l'amélioration du service à la clientèle.
- Éviter la main-d’œuvre aux besoins.
- Favoriser le développement des ressources humaines.
1. Faire des choix éclairés en matière de GRH
Le processus de planification des ressources humaines débouche souvent sur des mesures telles que des mises à pied, l'embauche d'employés, la révision des structures salariales (l'organigramme), l'octroi de formations, l'adoption de programmes d'équité dans l'emploi, les mises à la retraite et même l'instauration de services de garde d'enfants en milieu de travail. Ces mesures administratives transforment positivement le milieu de travail.
On peut penser à l'émergence de la gestion participative et de l'organisation flexible et apprenante ainsi qu'aux nouvelles formes d'aménagement du temps de travail comme l'horaire flexible, le travail à temps partiel, le travail partagé et la réduction de la semaine de travail. On observe également depuis quelques années la présence accrue d'une main-d’œuvre précaire qui ne bénéficie pas des mêmes avantages sociaux ou de la même sécurité d'emploi que les employés réguliers de l'organisation. Mentionnons aussi les programmes de retraite anticipée qui incitent les personnes ayant une vaste expérience professionnelle à quitter l'organisation, ce qui contribue à modifier le milieu de travail.
Le choix d'une mesure administrative plutôt que d'une autre ne doit pas être le fruit du hasard ou d'une mode, mais bien le résultat d'une réflexion éclairée sur l'avenir de l'entreprise et de ses ressources humaines.
2. Aider l'organisation à s'adapter aux changements environnementaux
Les entreprises qui survivent suivent les tendances plus vite et mieux que les autres. Mais la question se pose : comment planifier les ressources humaines dans un environnement qui exige le plus souvent une adaptation rapide à des situations urgentes ? Et comment réaliser des analyses prévisionnelles GPEC alors que le passé est de moins en moins garant de l’avenir ?
Pour s'adapter aux changements qui se déroulent à grande vitesse, l'entreprise doit s'appuyer sur un processus de planification des ressources humaines simple, pratique, centré sur l'action, appuyé sur la consultation des experts et portant sur un horizon moins lointain. Ainsi, la planification des ressources humaines doit tendre davantage à une approche de résolution de problèmes visant à améliorer la position concurrentielle de l'organisation.
La priorité consiste de plus en plus à mobiliser les ressources humaines autour d'un nombre restreint d'enjeux prioritaires pour l'organisation. Par exemple, si l'enjeu prioritaire est l'implantation d'un système de gestion intégré, ou ERP, il faudra préciser les exigences de ce système sur le plan des ressources humaines et modifier un bon nombre de systèmes de GRH pour assurer la réussite de sa mise en œuvre.
3. Contribuer à l'amélioration du service à la clientèle,
Imaginons le cas d’une entreprise qui offre des solutions informatiques dans un secteur de forte concurrence : son succès repose en grande partie sur la qualité de son équipe de direction ainsi que sur l’adéquation entre les compétences de ses programmeurs et les besoins de ses clients. La direction peut s’assurer qu’elle possède les compétences requises pour y répondre adéquatement et rapidement.
Si cette entreprise constate un écart entre les compétences actuelles de ses programmeurs et l'évolution des besoins de ses clients, elle peut mettre en œuvre des initiatives ayant trait à la formation ou au recrutement qui lui garantiront les compétences nécessaires à la réalisation de sa mission. La planification des ressources humaines améliore ainsi la correspondance entre l'entreprise, ses ressources humaines et les attentes de ses clients.
4. Éviter les surplus et les pénuries de main-d'œuvre
Le fait de planifier des ressources humaines, il permet d'éviter les situations de surplus ou de pénurie qualitatives et quantitatives de main-d'œuvre, deux situations qui comportent des conséquences financières pour l'organisation.
Dans le domaine de l'informatique, par exemple, des retards peuvent s'accumuler dans plusieurs projets de développement, souvent à cause d'une pénurie de spécialistes. Le cas d'une multinationale qui construit une usine dans une région où les compétences requises pour faire fonctionner les équipements ne sont pas disponibles illustre aussi les conséquences de l'absence de planification des ressources humaines.
Mentionnons également le cas d'une entreprise dans laquelle les équipements sont utilisés à leur capacité maximale parce que les employés n'ont pas reçu une formation appropriée. Pour éviter de telles situations, les organisations ont intérêt à adopter la démarche prévisionnelle que permet le management des ressources humaines. Aussi, par exemple, si un ministère de la Santé, entre 2023 et 2026, 30% des effectifs infirmiers pourraient prendre leur retraite au pays. Il faudrait donc, dans le cadre d'une gestion prévisionnelle, mettre au point immédiatement des actions qui permettront de faire face à un tel exode.
5. Favoriser le développement des ressources humaines
À plusieurs égards, la planification des ressources humaines favorise le développement des ressources humaines. Elle permet de repérer des occasions de mouvements internes (comme des mutations, des promotions ou de nouvelles affectations) qui aident à préparer la relève au sein de l'organisation. Grâce à la planification des ressources humaines, on peut aussi déceler des occasions d'actualisation des compétences. Enfin, le spectre de la perte de certains employés qualifiés pourrait inciter la direction d'une entreprise à revoir à la hausse ses échelles salariales pour conserver les compétences requises dans l'organisation.
Voir aussi :Big Data en RH
Conclusion : Une démarche incontournable pour la performance organisationnelle
La planification RH est bien plus qu’une simple fonction administrative. C'est une démarche stratégique qui permet de renforcer la compétitivité de l'organisation tout en valorisant son capital humain. En anticipant les besoins, en s’adaptant aux évolutions rapides de l’environnement et en investissant dans le développement des talents, les entreprises peuvent créer un environnement de travail attractif et performant.
Adopter une démarche de planification des ressources humaines, c’est préparer son organisation à relever les défis de demain avec succès.
