L’entreprise fonctionne selon le cycle d’exploitation, qui implique l'achat et la vente des biens et des services. Lors de ces opérations, la Gestion de l'approvisionnement d'une entreprise nécessite de produire ou recevoir (selon la situation commerciale), contrôler et valider un certain nombre de documents commerciaux (Devis, Bon de commande…)
Gestion de l'approvisionnement d'une entreprise
Avant de lancer un produit pour la fabrication, l’entreprise a besoin de s’ouvrir sur ses marchés situés en amont, les fournisseurs, pour pouvoir s’approvisionner.
Qu’est-ce que l’approvisionnement ?
L’approvisionnement c’est l’achat de ce que l’entreprise a besoin. Ainsi qu’il consiste à gérer les stocks de ce qui a été acheté mais pas encore vendu.
La différence entre l’approvisionnement et l’achat
L’approvisionnement est la fonction qui consiste à doter les sites de production ou de transformation. Cette fonction recèle les opérations suivantes : le calcul de la quantité à commander et de la date à laquelle cette quantité doit être livrée ; la passation des commandes ; le contrôle des livraisons et la gestion des stocks.
Approvisionner une entreprise en matières et produits intermédiaires passe par 4 phases :
- La nature du produit à commander ?
Pour connaitre quel produit à commander, il faut essentiel de connaitre les besoins de la production pour une entreprise et de ses clients pour le distributeur.
- L’unité de production intéressé par la commande ?
Pour prendre une décision de choix efficace, Il faut avoir une idée sur l’ensemble des fournisseurs qui peuvent répondre aux besoins de l’entreprise.
- Comment fixer le prix ?
IL est évident que à travers la négociation l’entreprise arrive à fixer le prix.
1) Les missions de la fonction de gestion d’approvisionnement :
- La gestion des stocks : gérer les flux des types de stocks et le stockage des produits achetés au minimum de coût et en toute sécurité.
- La gestion des achats : Doter l’entreprise par les biens et services nécessaires à la continuité de la production au moindre coût.
Une bonne gestion des processus d’achat a pour but de fournir à l’entreprise produits de qualité, au moment opportun, aux meilleurs prix, dans la quantité et la qualité souhaité.
Une bonne gestion des stocks permet de :
- Minimiser le cout de stockage
- Éviter la rupture de stock pour garder le rythme de vente.
2) Les objectifs de l’approvisionnement :
L’objectif principal de l’approvisionnement est de répondre aux besoins de l’entreprise en matière de produits ou de services nécessaires à ses activités. Il consiste à acheter, au bon moment et au meilleur prix, les quantités nécessaires de produits de qualité à des fournisseurs qui respecteront les délais. Il comporte donc un élément achat et un élément gestion des stocks.
Cette fonction est pourvue de toute pertinence pour la compétitivité de l’entreprise. Car le rapport qualité-coût des approvisionnements aura un impact sur le rapport qualité-coût de la production.
L’approvisionnement a deux principaux objectifs :
Objectifs de minimisation des coûts
Les moyens utilisés réduire les coûts par le service achat sont multiples : Bien négocier avec les fournisseurs pour bénéficier des meilleurs prix et des délais de paiement satisfaisants. Ainsi que de profiter de la concurrence pour un prix plus bas.
Objectifs de qualité
- des objectifs de qualité : donner la priorité à la qualité de l’approvisionnement permet donc d’améliorer la qualité des produits finis. Mais il existe d’autres objectifs qui sont essentiels à la fonction approvisionnement :
- Les délais : les plus courts pour assurer la continuité. Tisser des liens de confiance avec les fournisseurs pour s’assurer sa fiabilité.
- La sécurité : garder la continuité de l’approvisionnement dans toutes les conditions
La flexibilité : le fournisseur doit être flexible afin de s’adapter aux besoins de l’entreprise en termes de quantité et de qualité.
il faut donc prioriser ces objectifs afin de trouver l’idéal qui marche avec la stratégie de l’entreprise.
3) Les choix à adopter :
1) Faut-il acheter ou fabriquer ? Dépend des normes techniques. L’entreprise peut recourir à la sous-traitance ou à l’externalisation.
2) Faut-il traiter avec un ou plusieurs fournisseurs ? Selon les besoins et la disponibilité des produits sur le marché. Mais le fait de se traiter avec plusieurs fournisseurs réduit le risque.
3) Faut-il se pencher aux relations de réciprocité ? Oui, si les conditions sont le permet
4) Les différents types d’approvisionnements :
Une entreprise peut s’approvisionner de différents types de biens ou de services :
Les marchandises : Une marchandise est un type de bien qu’une entreprise achète afin de le revendre sans aucune transformation.
Les matières premières : Une matière première est un bien qui entre dans le cycle de la fabrication d’un produit fini.
Les fournitures : Sont des biens qui se consomment rapidement durant le processus de production. Exemples : papier, crayon, gasoil…
Les services : Une entreprise peut recourir à des services à d’autres entreprises.
Exemples : nettoyage, gardiennage, conseil juridique, …
Les immobilisations : Une immobilisation est un actif destiné à servir l’activité de l’entreprise pour le long terme. Une immobilisation peut être un bien (camion, ordinateur, voiture) ou un élément incorporel (ERP, brevet, marque).
5) Rôle de la fonction approvisionnement :
- a) Satisfaction des besoins :
L’approvisionnement commence dès l’apparition d’un besoin à satisfaire par un acte d’achat et se termine après que la commande ait été livrée, reconnue conforme en quantité et en qualité, stockée ou remise aux utilisateurs et que le fournisseur ait été payé. L’approvisionnement doit être effectué en temps opportun et au coût global minimum.
- b) Constitution et gestion des stocks :
Les besoins de l’entreprise ne peuvent être instantanément satisfaits que rarement par les fournisseurs : le problème sera résolu par le stockage. Le niveau du stock dépend du volume des ventes, de la capacité physique des magasins, des possibilités de trésorerie, ….
- c) Collaboration à la définition des normes des articles :
L’entreprise doit définir le niveau les normes des articles à intégrer dans la production, il sera utile d’intégrer les acheteurs à l’analyse fonctionnelle des produits à lancer afin d’optimiser le rapport qualité/prix.
- d) Participation aux décisions d’intégration :
Le responsable des approvisionnements peut renseigner sur le niveau des compétences en matière de sous-traitance.
Si l’on devait éclaircir le rôle de l’approvisionnement en deux mots, cela reviendrait à noter que: l’objectif de cette fonction est de définir « Quand » et « Combien » commander selon un besoin déclaré (Prévision ou commande).
6) Les partenaires de l’activité d’approvisionnement :
Le fournisseur est l’unique partenaire de l’activité d’approvisionnement. C’est lui qui fournit les biens et les services pour les entreprises. Le fournisseur peut être une association, une entreprise, ou un particulier. Elle leur fournit des biens ou des services (flux physiques) en contrepartie d’un paiement (flux monétaire).
Elle est également en relation avec les différents acteurs au sein de l’entreprise. Notamment l’activité commerciale et l’activité de production qui lui déclarent les besoins à satisfaire. Mais également les autres services qui leur transmettent leurs besoins : ex. achat de matériel informatique pour le service de comptabilité, …
7) Organisation de la fonction approvisionnement :
La fonction approvisionnement peut être assurée par un ou plusieurs services, selon la taille, l’activité et la structure de l’entreprise, a pour objectif d’assurer la réception des biens et services nécessaires au roulement de l’entreprise.
Il est fortement possible que l’organisation de cette fonction. Dans certains cas, elle est rattachée à l’unité « production ».
La fonction approvisionnement comprend normalement trois services modèles : Etudes ,Achats et Stockage.
Le rôle de l’approvisionneur est de régler son système d’approvisionnement en recherchant la relation optimum entre trois éléments :
- Le service client : Satisfaire les besoins de son client en fournissant les bons produis de qualité au moment souhaité.
- Le niveau de stock : Il permet de couvrir les commandes des clients lorsque les délais d’approvisionnement dépassent les délais de traitement des commandes ;
- Les coûts logistiques : Ils sont essentiellement composés par des coûts de transport et des frais engagés par l’approvisionnement tout au long de la chaîne logistique. La prise considération concernant les coûts de stockage (frais financiers, coûts d’entreposage…etc.) et la recherche d’une qualité souhaitée, auprès du client, font que la politique d’approvisionnement constitue un objectif de priorité pour les entreprises.
8 Les formes d’approvisionnement :
1)L’approvisionnement par transfert entre magasins :
Il s'agit d'un approvisionnement interne qui transfère une certaine quantité de produit d'un magasin à un autre. Les seuls facteurs déterminants sont la nature du produit, la quantité, le moyen de transport à déployer et les délais à respecter.
2)L’approvisionnement par fournisseur extérieur :
L'entreprise fait appel à des prestataires de services externes pour s'approvisionner en biens et services dont elle a besoin. Il s'agit d'un approvisionnement externe.
3)L’approvisionnement par entrepôt :
Il s’agit d’approvisionner des entrepôts de distribution suivant des règles de gestion définies dans un contrat. Schématiquement, le distributeur donne au fournisseur le droit de gérer tout ou une partie de sa responsabilité de réapprovisionnement.
L’entrepôt est un lieu de dépôt provisoire pour les marchandises, en attendant la vente, ou l’expédition ou l’acquittement des droits de douane.
