Comment établir une fiche de mission

Comment établir une fiche de mission ?

Une fiche-mission est composée de 2 volets : production et commercial, le premier anticipant la production de la mission, le second facilitant sa vente.

S’il n’est pas une garantie de signature, le volet commercial est néanmoins indispensable pour favoriser la vente.

« Pour bien communiquer, ne cherchez pas à faire de belles phrases, mais efforcez-vous d'écrire avec clarté et concision » Jacques Bojin

Une fiche de mission : étude de cas

Exemple expliquant l’intérêt de la fiche de mission

Expert-Comptable, Alice a décidé de vendre la mission DUERP (Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels) mais a estimé inutile la réalisation d’un support à destination de ses clients. Elle n’a pas non plus préparé un document interne qui l’aurait pourtant aidé à préparer son argumentaire commercial et anticiper les objections de ses clients, à l’annonce du prix par exemple.

Aujourd’hui, Alice constate avoir vendu peu de missions. Et les quelques-unes qui l’ont été posent des problèmes évidents de production : les collaborateurs font du sur-mesure et passent leur temps à « réinventer la roue ». Au final, la rentabilité diffère grandement d’une mission à l’autre : dans la majorité des cas, elle s’avère soit très faible, soit inexistante.

Ce faible taux de vente est paradoxal puisque cette mission est censée satisfaire aux obligations réglementaires de ses clients : elle devrait donc se vendre facilement et en quantité.

C’est loin d’être le cas : comment expliquer ce constat ?

Analyse et recommandations

Pourtant indispensable à la vente et la production d’une mission de conseil, Alice n’a pas cru bon de réaliser une fiche de mission complète, pourtant indispensable pour assurer à la fois le succès de la commercialisation et la rentabilité de la réalisation d’une mission.

Comment établir une fiche de mission

Une fiche-mission est composée de 2 volets :

  1. Le volet PRODUCTION : comment produire la mission ?
  2. Le volet COMMERCIAL : comment vendre la mission ?

Voici 2 RECOMMANDATIONS relatives à l’élaboration d’une fiche mission complète.

• Normez la production

Même si le thème de la gestion de production n’est pas l’objet de ce livre consacré à la vente, aborder le volet production de la fiche de mission est indispensable parce qu’il est tout simplement essentiel à la vente d’une mission. Pourquoi ?

Un volet production détaille la façon dont le cabinet va produire la mission : quel process, quels logiciels, quels intervenants, quelle durée, quels coûts, quels livrables ?...

L’absence d’une production normée, réfléchie et optimisée amène à faire du sur-mesure, alors même que le prix de la mission peut être standard, donc avec une rentabilité latente relativement étroite.

Prenons l’exemple d’un tableau de bord vendu au même prix mais réalisé différemment par 2 collaborateurs. Si chacun fait comme bon lui semble, les process, outils, coûts, livrables et rentabilité vont être disparates :

– l’un va utiliser un tableur lorsque l’autre aura recours à un logiciel spécifique ;

– le premier va proposer une information très détaillée alors que le second peut se limiter à quelques ratios ;

– l’un va remettre et commenter le tableau de bord au client lorsque l’autre se contentera de l’envoyer par email avec, au mieux, quelques commentaires écrits…

À la lumière de ces constats, il apparait évident que la rentabilité de chaque mission sera profondément différente, et parfois même inexistante lorsque le temps cumulé des différents intervenants sera déraisonnable au regard de la prestation livrée.

Cependant, l’intérêt du volet production ne se limite pas à la rentabilité de la mission. Il est également indispensable à la vente, comme expliqué ci-après.

• Préparez la commercialisation

Dans un premier temps, le volet commercial recense les principaux bénéfices-clients. Cette liste est un élément-clé dans la vente d’une mission, puisque cette dernière est censée résoudre des problèmes du client.

Dans l’exemple de la mission DUERP, voici quelques-uns de ces bénéfices :

  • La liste des dangers (équipements, substances, méthodes de travail) ;
  • L’analyse des risques et conditions d’exposition des salariés ;
  • L’élaboration d’un programme de prévention des risques ;
  • L’établissement ou la mise à jour du DUERP ;
  • La consignation en annexe de la proportion de salariés exposés aux facteurs de pénibilité au-delà des seuils prévus.

Cependant, ces bénéfices ne relèvent pas seulement du domaine règlementaire. Par exemple, si le client décidait de réaliser lui-même la déclaration, le cabinet pourrait citer d’autres avantages à ce que la production de la mission lui soit confiée :

  • Un risque d’erreurs réduit ;
  • Le respect des délais ;
  • Le SAV une fois que la déclaration est faite ;
  • Un gain de temps pour le client ;
  • Une « prise de tête » en moins…

Ces problèmes sont autant de points auxquels le client devra être sensibilisé alors même qu’il peut les ignorer. Dans ce cas, ce sont des besoins implicites, qui constituent les principales composantes de l’argumentaire commercial et de la défense du prix de vente de la mission.

Le volet commercial de la fiche de mission

Ensuite, le volet commercial précise les cibles, c’est-à-dire les clients susceptibles d’être concernés par cette mission et donc de l’acheter. Dans le cas de la DUERP, il s’agira de toute entreprise qui a l’obligation de démontrer qu’elle satisfait à ses obligations de sécurité.

Enfin, le volet commercial va rappeler le périmètre et le contenu de la mission : qui fait quoi ? Quand ? À quelles conditions, notamment financières ? Pour quels livrables ?... Il apparait essentiel de connaître précisément ce champ d’actions afin d’éviter de promettre des prestations au client que le cabinet aura du mal à réaliser ensuite. La survente facilite la vente mais ne fait que créer un problème pour plus tard.

Application : Alice a mené ce travail préparatoire puis s’est assurée qu’il était bien assimilé par toute personne susceptible d’en parler aux clients du cabinet. « Assimilé » signifie que chaque personne concernée connait parfaitement la fiche et les problèmes résolus par la mission, puis est capable de la présenter en quelques mots, de poser les bonnes questions et de répondre aux objections, etc.

Voir aussi : Comment créer une modèle fiche de poste ?

Une fois ce volet commercial élaboré, Alice a décidé de concevoir une brochure à destination des clients-cibles, réalisation qui a été confiée à une graphiste freelance.

En conclusion

Complétez, affinez et enrichissez, dans le temps, chaque fiche de mission et faites-en sorte que toute personne concernée par sa promotion au sein du cabinet sache en parler, et ce toujours mieux.

La fiche de mission est un outil indispensable, autant pour la production de la mission que pour sa commercialisation.

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