La communication dans la gestion de projet [PDF] mérite une attention particulière de la part des managers. Car Communiquer au sein d'un projet consiste à apporter la bonne information à la bonne personne au bon moment.
La communication dans la gestion de projet PDF
De nombreux projets échouent en raison d'une communication mal ou insuffisamment préparée, organisée et administrée. Réussir un projet ne passe pas uniquement pas une maîtrise technique de son déroulement. Il est aussi essentiel de savoir communiquer sur son projet, au sein de l'équipe projet ainsi qu'à l'extérieur afin qu'il soit compris et accepté par tous. La communication est un élément essentiel du management de projet.
La communication : Définition
Pour Dominique WOLTON : La communication est d'abord une expérience anthropologique. Cela signifie qu'intuitivement, communiquer consiste à échanger avec autrui. Il n'y a tout simplement pas de vie individuelle et collective sans communication. Et le fait propre de toute société est de définir les règles de communications. De même qu'il n'y a pas d'hommes sans société, de même n'y a-t-il pas de société sans communication.
Les Objectifs de la communication dans la gestion de projet
Une communication bien maîtrisée devrait offrir plusieurs possibilités :
- Construire un relationnel basé sur la confiance et le respect
- Écouter les avis et le niveau d'informations et d'engagement des différents acteurs impliqués dans le projet.
- Expliquer les motivations du projet et les avantages pour les personnes et pour l'organisation.
- Ajuster les messages aux différentes audiences.
- Structurer les activités de communication pour améliorer tant la connaissance du projet que les perceptions de sa valeur ajoutée.
- Développer des objectifs clairs pour chaque activité afin de contrôler des résultats aussi bien que les livrables.
La communication, catalyseur du management de projet
Transmettre un message à un interlocuteur nécessite la prise en compte de plusieurs paramètres (Le choix du canal, l'intonation, la formulation, le contexte socioculturel du récepteur…) Il faut au maximum éviter les parasites qui pourraient entrainer une distorsion du message. Il faut tendre vers la néguentropie (ordre) et non vers l'entropie (désordre).
En réalité la communication se situe toujours entre la volonté de convaincre, le souhait de partager, et la nécessité de cohabiter. Elle comporte trois dimensions : la transmission, le partage, la négociation.
En matière de management de projets, la communication doit allier rigueur, professionnalisme, travail d'équipe, participation et créativité. Les activités de communication doivent être programmées dans le cadre d'une stratégie globale qui prenne en compte la recherche, la définition d'objectifs dans :
- L’identification des publics,
- La conception des messages adaptés,
- Le choix des canaux de diffusion,
- Le suivi et la rétro-information ou feed-back.
Les approches multimédia qui utilisent de façon combinée différents canaux de communication qui se renforcent mutuellement, donnent les meilleurs résultats.
En matière de pratiques de communication des organisations, il y a lieu d'établir un distinguo entre « projet de communication » et « activités de communication »
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Projet de communication
Un « Projet de communication » est un projet dont l'objectif spécifique est d'instaurer, d'entretenir, de perpétuer un processus de diffusion et d'échange d'informations, de dialogue, de concertation, d'accès à l'information… Ce projet peut :
- S’apparenter à de la dotation technique ou financière et/ou à de la formation de professionnels des média, d'opérateurs publics ou privés de télécommunication, etc.
- Consister en un appui pour la création ou l'entretien d'un médium quelconque (radios ou télévisions locales, journaux, site Internet, etc.) ;
- Viser la création de cadres de rencontre, d'échange, de création ou de documentation (centre culturel, centre de presse, foyer pour les jeunes ou les femmes, forum de toutes espèces, bibliothèque, sonothèque, vidéothèque, ludothèque, etc.) ;
Les motivations premières peuvent être culturelles, sociales et politiques, … L'objectif est souvent d'impulser des dynamiques d'autopromotion communautaire.
Activités de communication dans la gestion de projet
Les activités de communication dans la gestion de projet sont des interventions récurrentes ou ponctuelles dont les résultats contribuent directement ou indirectement à la réalisation des objectifs spécifiques et globaux de projets qui, la plupart du temps, ne concernent pas la communication mais relèvent d'autres domaines du développement. Elles peuvent être réparties en deux catégories :
Les activités de communication opérationnelle qui permettent entre autres :
- D’augmenter/d'améliorer les capacités opérationnelles d'une action
- D’accompagner les effets du projet
- D’optimiser les bases de travail, etc.
Il en est ainsi des campagnes d'annonce ou de promotion d'un projet ou d'un produit qui en serait issu auprès de bénéficiaires afin d'obtenir leur adhésion, leur mobilisation, leur implication à diverses tâches, le recrutement de la main d'œuvre ou des participants à des discussions, etc.
Les activités de communication gestionnaire :
Elles facilitent et/ou améliorent la gestion d'un projet de développement (échanges divers entre acteurs, avec les bénéficiaires, procédures de récolte, de traitement et de diffusion des informations, etc.).
Au niveau des organisations, l'investissement dans la communication n'est pas toujours jugé prioritaire. Les ressources humaines, techniques et financières sont d'abord consacrées à la satisfaction de ce qu'on considère comme les besoins de base des populations (santé, alimentation…).
Elaborer et mettre en œuvre des plans de communication spécifiques pour les projets
Le plan de communication est un outil stratégique dans le développement d'une institution. Il organise, planifie, oriente l'ensemble des actions de communication qui vont être développées. Le plan de communication, c'est le fil conducteur ou le socle sur lequel une organisation base ses actions, ses campagnes et ses messages de communication.
La démarche méthodologique pour l'élaboration d'un plan de communication est quasiment la même que celle suivie pour une stratégie de communication à la différence près que le plan de communication s'applique généralement à une activité ponctuelle (de court terme) alors que la stratégie de communication vise le long terme.
Le plan de communication est donc séquentiel tandis que la stratégie de communication est globale.
La communication sur un projet (dans la mesure où elle est précise, concrète et adaptée) va préciser les enjeux, les finalités et les objectifs. Elle va inviter les acteurs du projet à prendre position dans un cadre défini et réduire les attitudes de fuite face aux responsabilités. De ce point de vue, la communication est responsabilisante.
Cas pratique de communication dans la gestion de projet
Une institution décide d'organiser des journées portes ouvertes sur les réalisations de ses projets et programmes ou de lancer un projet dans une localité donnée. En fonction de l'envergure du projet, un plan de communication doit être conçu pour la réussite de l'activité.
Le plan comprend l'ensemble des actions de communication à mettre en œuvre pour :
- AVANT L'EVENEMENT : Diffuser l'information, faire connaître l'événement (réalisation de supports de communication comme les dépliants, les affiches, les spots radiodiffusés et télévisuels, publication de communiqués de presse...)
- PENDANT L'EVENEMENT : Accompagner les journalistes, programmer les relations publiques, suivre la mise en place du protocole…
- APRES L'EVENEMENT : Réaliser un compte-rendu de l'opération, évaluer les résultats obtenus…
1 commentaire
Ne pas avoir ete assez sensible aux difficultes culturelles qui persistaient des mois et des mois apres la realisation de la fusion legale et avoir sous-estime l importance critique de l engagement du middle management dans un contexte pareil Un changement de direction peut egalement etre source de craintes sur le devenir de l’entreprise. C’est pourquoi, chez Alter Eco, lors du depart en 2011 de Tristan Lecomte, fondateur charismatique de la marque de commerce equitable, les salaries d’Alter Eco ont ressenti le besoin d’etre rassures. Gregoire Bleu, le directeur commercial s’est charge de redonner confiance a son equipe de 22 personnes. Pour cela, il a pris l’initiative d’ecrire noir sur blanc le projet d’Alter Eco, sa mission, ses valeurs. Ce plan, a 5 ans, prevoyait aussi la participation des salaries aux resultats ainsi que la tenue de deux entretiens de carriere formalises par an. Dans le cadre d’une gestion par projet, le reporting, outil collaboratif de management, favorise la communication ascendante puisqu’il permet a un groupe de travail plus ou moins autonome de rendre compte des operations effectuees a un groupe de pilotage du projet.